[생산성] 구글 닥스 협업에 좋은 서지관리도구: Paperpile

학위 논문이 아닌 이상 사회과학 연구자가 혼자서 모든 원고를 다 쓰는 일은 흔치 않다. 설령 draft를 혼자서 쓰고 첨삭하는 형태라도 말이다. 따라서 여러 번의 코멘트와 첨삭 과정이 왔다 갔다 하는데, 그게 여러 명과 엉키게 되면 버전 컨트롤까지 여간 골치 아픈 일이 아니다.

따라서 이를 해결해주는 클라우드 기반 문서 공유 서비스들의 활용도가 높을 수밖에 없으며, 사용하는 빈도가 매우매우! 높다. 클라우드 기반 문서 공유 서비스라고 하니 어렵게 들리는데, 쉽게 말하면 1) 구글 닥스 및 스프레드시트 2) 원드라이브 워드, 엑셀 문서 공유 등을 통해서 동시에 여러 사람이 한 문서에 작업을 하는 것을 이야기한다. 수식을 많이 쓰는 전공들의 경우 Latex 프로그램 (ex. overleaf)에 공동작업을 하는 경우도 많이 있겠다.

나는 수식을 사용하는 쪽은 아니기 때문에 대부분 구글 닥스를 기반으로 작업을 하는 편이다. 그 이유는 G Suite가 학교 계정을 가지고 있으면 평생 무료이며 gmail이 없는 사람도 없고, 대부분의 사람들이 사용 경험이 있기에 따로 설명이 필요 없기 때문이다.

그렇다면 논문 작업을 하는 연구자에게 중요한 질문이 하나 생기게 된다. “레퍼런스 작업은 어떻게 하지?” 이다. 한 사람이 마지막에 몰아서 할수도 있겠지만, 사실 가장 베스트는 각자 자기가 쓰면서 동시에 레퍼런스 삽입 작업을 하는 것이기 때문이다. 그리고 서지관리도구를 활용해서 내주에 따라 마지막에 들어갈 Bibliography를 자동으로 생성하는 작업을 하는 것이 가장 효율적이다. 문제는 여러 사람이 동시에 작업할 때 이 레퍼런스를 어떻게 모으고 넣을 것인가? 이다.

각 서지관리도구에서도 이것을 해결하기 위해서 여러 작업을 하고 있는 것으로 알고 있으며, 아마도 레퍼런스 폴더 공유 기능 정도는 다 있는 것으로 알고 있다. 예를 들어 Refworks에서도 레퍼런스 공유 및 구글닥스 Add-on을 제공한다. 다만 내 경험상 가장 편하고 구글 닥스와 가장 잘 호환되는 것은 Paperpile이었다. 대부분의 학교에서 Endnote, mendeley 정도만 제휴되어 있기에 사용료를 내야 한다는 단점이 있긴 하지만 나는 몇달째 너무 만족하면서 잘 사용하고 있다 (소개해준 N언니에게 감사를). 참고로 나는 지금까지 Refworks, Endnote, Mendeley를 이용해보았으며 그중 가장 오래 사용한 것은 Endnote였다.

Paperpile 가격

아카데믹의 경우 한달에 $2.99

Paperpile만의 장점

Paperpile만이 가진 장점은 홈페이지에서 잘 홍보하고 있다. 실제로 나는 각 기능들이 정말 일하면서 체감될 정도로 정말! 편하다고 생각하며 사용중이다. 아래는 Paperpile 장점 및 사용방법이다.

1. reference import가 간편하다.
  • Endnote는 서지 파일 (예: enw format)을 다운받아야 했었다. 물론 구글 스칼라에서 한번에 다운받을 수 있게 되어 있지만, 아무래도 여러 번의 클릭이 부가적으로 필요하다는 점에서 늘 번거롭다고 생각해왔다. 그리고 서지 파일 다운받은 후에 삭제하는 것도 귀찮았다… Paperpile의 경우 서지 파일을 다운받은 후에 import하는 구조가 아니라 한번의 클릭으로 import, pdf attachment까지 하도록 되어 있다.
  • 심지어 다운받는 것도 엄청 편하게 생겼다. Chrome add-on을 설치하면 다음과 같이 뜨게 되어서 클릭을 하면 import가 된다. 이미 import가 되어 있는 것이면 체크 표시가 되어서 중복을 쉽게 피할 수 있다. (물론 중복 서지 제거 기능도 당연히 있다)
  • Chrome add-on을 설치해두면 모든 페이지에서 위의 Paperpile add-on을 클릭하면 import를 할 수 있다. 즉, 어디에 reference download 버튼이 있는지 찾을 필요가 전혀 없다. 심지어 이것이 웹사이트, 기사 등에서도 잘 작동해서 기사나 웹사이트를 서지로 import하기도 편하다.
  • 구글 스칼라, 저널 홈페이지 등에서만 작동하는게 아니라 일반 구글 검색에서도 작동해서 너무 좋다.
2. One-click PDF download: 자동 PDF Attachment 비율이 굉장히 높다.
  • 논문을 관리만 하는 것이 아니라 관심 있는 논문을 모아 놓고 해당 툴에서 잘 읽고 정리할 수 있게 되어 있는지도 중요한 문제이다. 이 경우에 논문 pdf 파일을 attach 시켜두면 편한데, 이 attach하는 과정도 매우 번거롭기 때문에 자동화하는 것이 필요하다.
    • 여기서 하나 중요한 것. full-text가 publicly available 일수도 있고 학교 도서관 계정으로 로그인 해야 하는 restricted use 상태일수도 있는데 학교 계정을 연동해서 (proxy server) 대부분의 파일을 다 자동으로 full-text attached된 상태로 만들 수 있느냐? 이다.
  • 많은 서지 관리도구에서 이런 “find full-text” 기능을 제공하고 있는데, 왜인지 모르겠지만 Endnote의 경우 가이드를 따라서 학교 도서관 계정을 연결해도 full-text 연동 비율이 30%를 맴돌았다. 그래서 결국 내가 손수 attach해야 하는 번거로운 과정이 있었다.
  • Paperpile의 경우에 학교 도서관 계정 로그인을 하면 full-text attach되는 비율이 약 90%를 상회한다. 너무너무 편하다 진짜. 연동되면 아래와 같이 View PDF를 할 수 있게 되어있다.
  • 참고로 proxy 연결은 아래와 같이 할 수 있다.
    • 오른쪽 상단에 있는 것에서 기관 아이콘을 클릭한 후에, “configure proxy access”를 누른다.
  • Proxy access 창이 뜨면 해당 창에서 Add a proxy connection 해주면 된다. Name과 URL은 각자 학교 도서관 사이트 이름과 함께 Full-text search proxy 이런 식으로 구글링해서 나오는 페이지에 접속해서, 학교에서 제공해주는 것을 이용하면 된다.
  • 또한 이 PDF 다운로드가 Paperpile 서버에 저장되는데다가, Google drive연동도 가능해서 컴퓨터 용량을 전혀 잡아먹지 않고 사용 가능하다.

3. View PDF를 통해 인터넷 브라우저에서 바로 필기가 가능하다.
PDF annotations
  • Endnote In-app PDF 필기 기능은 매우 남루하고 불편했다. 형광펜과 간단한 노트 작성만 되는 수준.
  • Paperpile은 바로 크롬 브라우저에서 View PDF 할 수 있는데 속도도 매우 빨라서 PDF Viewer로 별도로 불러오고 다시 attach하는 귀찮은 과정을 거치지 않아도 된다.
  • 또한 기능도 꽤 수려한 편. 형광펜, 필기 작성, 메모 작성 등을 제공한다.
Summary of annotations of a PDF
  • 한쪽에 하이라이트와 메모를 모아볼 수 있는 기능도 제공.
  • 🖐주의!! Paperpile의 In-app extension viewer를 사용하려면 설정에서 아래와 같이 바꿔주어야 한다. 처음에 몰라서 왜 계속 안뜨지 하고 구글링함;;

4. Google Docs 연동이 잘 된다.
영상 출처는 Paperpile 홈페이지

5. 안드로이드, 애플 어플리케이션도 제공한다.
  • 어플리케이션: https://paperpile.com/ios-and-android/
  • 다들 알다시피 Refworks, Endnote는 안드로이드 어플리케이션이 없다. 그래서 태블릿이나 폰으로 보기가 어려웠다. 이러한 이유로 Mendeley를 쓰는 사람이 많았는데, 나는 무슨 이유인지 Mendeley가 에러가 정말 많았다. 게다가 모바일 앱 서비스를 종료한다고 발표해서 어디로 가야 하나 멘붕중인 사람이 많은 걸로 알고 있다. 저와 함께 Paperpile을 씁시다!
  • 참고로 당연히 어플로도 annotate 및 연동 기능 제공된다.

더 좋은 것을 찾을지 잘 모르겠다. 일단은 정말 만족하고 쓰고 있지만, 아쉬운 점이 없는 것은 아니다.

  1. 우선 bibliography 생성 시에 identification error가 자주 나는데 구글 아이디 여러 개 로그인해두면 그런 문제가 발생한다고 한다. 그래서 나는 마지막에 bibliography 생성할 때에는 다른 구글 계정을 로그아웃하는 불편함을 겪어야 한다. 근데 구글 아이디 하나만 쓰는 사람이 많을까? 대부분 여러 개 사용할 것 같은데. 빨리 패치해주길.
  2. Shared folder에서 혼자 쓰는 폴더에서 되는 여러 기능이 없다. 우선 label 지정 기능이 없다. 다음으로 아래와 같은 Filter, type 기능도 없어서 중복 파일을 제거하기가 어렵다. 이것은 좀 황당한 오류인데;; 어서 패치해줬으면 좋겠다22

이상으로 현재 기준 내가 가장 잘쓰고 있는 서지관리도구인 Paperpile 추천 및 리뷰를 마친다😎 모두 서지관리에 들이는 시간을 아껴서 여가시간에 활용할 수 있길. 연구자에게 효율성은 워라밸을 위한 필요조건이라는 것이 개인적 의견이다. 안그래도 할일 많고 시간관리 안되는데 비효율적으로 일하기까지 하면 여가시간 확보가 더 어려워진다.😂

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