[생산성] 대학원생의 메일 관리: Gmail의 Filter 기능 활용하기

black and gray digital device
Photo by Torsten Dettlaff on Pexels.com

아주 사소한 생산성 관련 팁. 혹시 지메일의 라벨(Label)과 필터(filter) 기능을 사용하지 않는 분들은 사용을 강력추천 한다.

연구자란 직업은 자영업과 비슷하다고 생각한다. 연구실을 차리면 그것은 창업과도 비슷할 것 같다. 각자 자신만의 규칙을 세우고, 여러가지 역할이 요구될 때 우선순위를 잘 정해서 대처해나가야 하는 것이 그렇다. 대학원에 다니다보면 정말 메일을 잘 관리하는 것 (잘 받고, 분류하고, 답장하는 것)이 생각보다 중요한 부분이라는 것을 깨닫게 된다. 실제 교수님들은 하루에 몇백통의 이메일을 받기도 한다고 한다. 이때 어떤 메일을 빨리 읽고 답장해야 하며, 어떤 메일을 여유가 생기면 읽어야 할지를 자동분류해놓는다면 머리가 훨씬 덜 복잡할 것이다.

메일은 다양하게 분류가 가능하다. 1) 시급성/중요도에 따른 분류, 2) 프로젝트별 분류, 3) 분야에 따른 분류 (생활 관련/연구 관련 등) 등이다. 예를 들어 국제학생인 나는 비자나 체류자격 관련한 연락이 매우 시급하고 중요한 연락이기에 절대 놓치면 안된다. 나는 메일함의 카테고리를 아래와 같이 구분하였다. 이렇게 하면 중요한 이메일을 놓치지않고 다 읽을 수 있으며, 우선순위에 따라 이메일을 처리할 수 있고, 기회를 덜 놓칠 수 있다.

  1. Networking: 간단하게 설명하자면 순수 네트워킹 관련한 이메일들은 별도로 분류해 두었다.
  2. Opportunity: writing (journal publication, conference 등), job, grant/training 세 가지로 분류하여 이 카테고리에 있는 것들은 놓치지 않고 열심히 보고, 지원할 고려하는 것들은 별표를 표시해두거나 안읽음 표시를 해둔다. 이렇게 필터기능을 적극 활용한 후에 웨비나도 덜 놓치고, 장학금이나 펠로십도 더 쉽게 모아서 볼 수 있게 되었다. Job 부분은 내가 지금 당장 잡마켓에 가지 않는지라 열심히 보고있지 않지만 최근 채용 트렌드를 살펴보고 싶을때 좋다.
  3. NYU: 학교에서 오는 이메일들을 따로 분류해둔다. 국제학생으로서 지켜야 할 의무나, 비자 등… 이런건 안지키면 쫓겨날 수 있기에 오는 이메일을 열심히 읽는 편이다. Health는 건강 관련한 정보이며 코로나 관련 이메일이나 건강보험 관련 메일을 이동시킨다. 학교 수업 관련은 Coursework 폴더에, 프로그램에서 따로 오는 메일들 (네트워킹 행사, 프로그램 의무사항 등)은 따로 분류해서 놓치지 않도록 한다.
  4. Research: 연구 관련 이메일들. 소속된 Lab, Project별로 하위 라벨을 지정한다. 프로젝트가 종료되면 숨김을 할 예정이다 (아직 종료된게 없어서 못했다 또르륵).
  5. Updates: 여기서부터는 중요성/시급성이 떨어지는 것으로 시간날때 읽는 카테고리이다. Google scholar updates (관심있는 연구자들의 퍼블리케이션 update 받아놓는 것들), Webinar, Google calendar 관련한 업데이트들을 이동시킨다.
  6. Letter: 관심있는 기관, 단체 등에서 보내는 뉴스레터들을 관심 주제별로 모아보는 것이다. 대체로 기관, 학회 등에서 발간하는 레터는 나에게 시급한 정보를 담고 있지 않으나 트렌드를 파악하는 데에는 정말 좋다. 따라서 이 곳에 오는 레터들은 다 읽지는 않고, 제목을 보고 끌리면 읽는 편이다.

마지막으로 라벨 색상 변경도 가능해서 더 한눈에 딱 들어오게 할수도 있다👍

한번 정리하고 나면 이렇게 정리를 하는 데 내 노력은 거의 들지 않는다. 그건 바로 필터링 규칙 생성 기능 [Filter messages like these] 덕분이다! 특정한 메일을 선택한 후에, 필터링 규칙 생성 기능을 선택한다. 예를 들어, “webinar”라는 것이 이메일 내용에 들어가면 webinar 라벨을 분류한다거나, 어떤 교수님한테 온 이메일은 어떤 라벨로 분류한다거나, 특정 기관에서 온 이메일은 Letter의 특정 하위 항목으로 분류한다거나, postdoc 이 들어가는 메일은 job으로 분류한다거나 등 용도에 맞게 분류하는 것이다.

위와 같이 필터링 규칙을 생성할 때에 Skip the inbox, star it, mark as read 등 다양한 옵션이 있기에 각 메일의 중요도에 따라 선택하면 된다. 나같은 경우는 뉴스레터성 이메일은 모두 skip the inbox 하고, 바로 letter 라벨로 보내서 바쁠 때는 전혀 신경쓰지 않는 편이다. 반면 research나 opportunity 관련 이메일은 skip the inbox 하지 않는다. 이런 식으로 필터링 규칙을 잘 활용하면 훨씬 쾌적하고 효율적으로 이메일을 관리할 수 있다.

물론 다른 메일 서비스들에도 필터링 규칙 생성 기능은 있다. 각자 사용하는 이메일에서 비슷한 기능을 검색해서 사용해보기를 꼭 추천한다.

Skip the inbox는 zero inbox를 만드는 데에 가장 중요한 원칙이다. zero inbox에 대해 알고싶다면 아래 영상을 참고해보길 바란다.

뿅! 🖐

You may also like...

Leave a Reply